WinJur, Vertec oder eine Branchenlösung? Digitalisierung, die das Anwaltsgeheimnis nicht gefährdet.
In der Schweiz sind über 13'000 Anwältinnen und Anwälte in kantonalen Registern eingetragen. Viele arbeiten in Kanzleien mit weniger als zehn Personen. Das Schweizer Rechtssystem mit seinen kantonalen Besonderheiten, dem Amtsgeheimnis und dem Berufsgeheimnis nach Art. 13 BGFA stellt besondere Anforderungen an die Digitalisierung — insbesondere beim Hosting und der Datenhaltung.
Trotz vorhandener Software führen viele Kanzleien parallel physische Akten. Die doppelte Ablage kostet Zeit und erhöht das Risiko, dass Dokumente nicht auffindbar sind.
Verpasste Fristen können schwerwiegende Konsequenzen haben. Dennoch werden Fristen oft manuell in Kalendern oder Excel gepflegt — ohne automatische Erinnerungen oder Eskalationsstufen.
Der Austausch sensibler Dokumente erfolgt per Post oder unverschlüsselter E-Mail. Ein sicheres Mandantenportal würde Effizienz und Vertrauen steigern.
Die minutengenaue Zeiterfassung für Honorarnoten ist mühsam. Viele Kanzleien erfassen Leistungen nachträglich — mit entsprechenden Ungenauigkeiten und Umsatzverlusten.
Die Kanzleisoftware ist veraltet, Akten werden doppelspurig physisch und digital geführt und die IT-Infrastruktur ist angreifbar. Mandatsakten liegen auf dem Netzlaufwerk neben dem Drucker, vertrauliche E-Mails gehen über private Accounts — und niemand weiss, wer zuletzt auf welches Dossier zugegriffen hat.
Das Berufsgeheimnis schützt Mandanten. Es schützt nicht vor den Folgen einer veralteten IT-Infrastruktur.
Die Beratung verbindet technisches Know-how mit dem Verständnis für anwaltliche Sorgfaltspflichten: Welche Case-Management-Lösung passt zur Kanzleigrösse? Wie wird die Aktenführung digital — ohne das Berufsgeheimnis zu kompromittieren? Und welche Cloud-Dienste dürfen überhaupt genutzt werden?
WinJur, Vertec, LegalUp, Abacus Legal und weitere werden systematisch verglichen: Dossierstruktur, Leistungserfassung, Fristenkontrolle, Dokumentenmanagement, Schnittstellen zu Buchhaltung und Betreibungsregister. Die Evaluation berücksichtigt Einzel-, Gruppen- und Partnerkanzleien.
Konzept für die durchgängig digitale Mandatsakte: Ablagestruktur, Benennung, Versionierung, Zugriffsrechte und Archivierung. Berücksichtigung der kantonalen Aufbewahrungspflichten und der Regeln zur elektronischen Geschäftsführung.
Prüfung, welche Cloud-Dienste (E-Mail, Speicher, Videokonferenz, Signatur) unter Wahrung des Anwaltsgeheimnisses nach Art. 13 BGFA genutzt werden dürfen. Bewertung von Anbietern auf Datenhaltung Schweiz, Verschlüsselung, Zugriffsschutz und Vertragsbedingungen.
Jede Empfehlung wird gegen die Anforderungen des Berufsgeheimnisses, des DSG und der kantonalen Anwaltsgesetze geprüft. Keine technische Optimierung auf Kosten der Compliance.
Die Evaluation liefert ein dokumentiertes Ergebnis, das in der Partnerschaft diskutiert werden kann: Kosten, Nutzen, Risiken und Migrationsaufwand — aufbereitet für juristische Entscheidungsträger, nicht für IT-Abteilungen.
Die Beratung achtet auf Datenportabilität und offene Schnittstellen. Wer heute eine Software wählt, soll in fünf Jahren wechseln können, ohne alle Mandatsdaten zu verlieren.
Keine Vertriebsvereinbarungen mit WinJur, Vertec oder anderen Anbietern. Die Empfehlung dient ausschliesslich den Interessen der Kanzlei — auch wenn das heisst, beim bestehenden System zu bleiben.
Der Fahrplan berücksichtigt den Kanzleibetrieb: keine Systemwechsel vor Gerichtsterminen, keine Migration während laufender Due-Diligence-Projekte. Jeder Schritt wird in Phasen geringer Auslastung geplant.
Bestandsaufnahme der aktuellen IT-Landschaft, Arbeitsabläufe und Schmerzpunkte. Interviews mit Partnern, Associates und Kanzleiadministration. Besonderer Fokus auf Vertraulichkeitsanforderungen.
Systematische Evaluation passender Lösungen anhand gewichteter Kriterien. Parallele Prüfung der Cloud-Dienste auf Vereinbarkeit mit dem Berufsgeheimnis und kantonalen Vorgaben.
Dokumentierte Empfehlung mit Begründung, Kostenrahmen und Stufenplan. Präsentation für die Partnerversammlung. Migrationskonzept für Mandatsdaten und Dossiers.
Optionale Begleitung bei Vertragsverhandlungen mit Anbietern, Testphase und Go-Live. Qualitätskontrolle der migrierten Mandatsdaten und Zugriffsrechte.
Eine Kanzlei mit acht Anwälten und über 2'000 aktiven Mandaten suchte eine Case-Management-Lösung. Zwei gescheiterte Evaluationen hatten das Vertrauen in den Prozess beschädigt.
Die Partner konnten sich nicht einigen: Ein Lager wollte die günstigste Lösung, das andere die funktionsreichste. Gleichzeitig fehlte die Sicherheit, ob Cloud-Lösungen mit dem Berufsgeheimnis vereinbar sind.
Eine neutrale Evaluation mit klarem Kriterienkatalog führte innert vier Wochen zu einer einstimmigen Entscheidung. Die Cloud-Konformität wurde juristisch dokumentiert, die Migration in drei Monaten abgeschlossen.
Lassen Sie Ihre IT-Landschaft und Digitalisierungsoptionen vertraulich und unabhängig bewerten — für eine Entscheidung mit Bestand.
Grundsätzlich ja, unter strengen Bedingungen. Die Datenhaltung muss in der Schweiz erfolgen, die Verschlüsselung muss Ende-zu-Ende sein und der Anbieter darf keinen Zugriff auf die Inhalte haben. Die Beratung prüft jeden Dienst auf Vereinbarkeit mit Art. 13 BGFA und den aktuellen Richtlinien des SAV.
WinJur ist spezialisiert auf Anwaltskanzleien und deckt Dossierführung, Leistungserfassung und Fristenkontrolle in einem System ab. Vertec ist breiter aufgestellt und eignet sich, wenn neben dem Anwaltsbereich auch Beratungsmandate oder Notariat abgedeckt werden sollen. Die Evaluation berücksichtigt die spezifische Kanzleistruktur.
Die Umstellung auf ein digitales System dauert typischerweise drei bis sechs Monate. Altakten werden dabei priorisiert: Aktive Mandate zuerst, abgeschlossene Dossiers nach Relevanz. Eine vollständige Retrodigitalisierung aller physischen Akten ist selten sinnvoll — die Beratung definiert klare Grenzen.
Das hängt von den kantonalen Aufbewahrungspflichten ab. In den meisten Kantonen können physische Akten vernichtet werden, wenn die digitale Kopie revisionssicher archiviert ist. Die Beratung klärt die spezifischen Anforderungen und empfiehlt einen Archivierungsprozess.
Nicht im strafrechtlichen Sinne. Allerdings wird für jedes Beratungsmandat eine Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA) abgeschlossen. Zudem werden bei der Systemanalyse keine Mandatsinhalte eingesehen — die Beratung arbeitet mit Struktur- und Prozessdaten, nicht mit Fallinhalten.
Ja. Die meisten modernen Case-Management-Systeme unterstützen den Import bestehender Word-Vorlagen. Die Beratung prüft die Kompatibilität und empfiehlt gegebenenfalls eine Bereinigung der Vorlagenbibliothek — oft der ideale Zeitpunkt, um veraltete Vorlagen auszusortieren.