Fallverwaltung, Fristenkontrolle und Aktenführung — gebaut für die eigene Arbeitsweise, nicht für den Durchschnitt.
In der Schweiz sind über 13'000 Anwältinnen und Anwälte in kantonalen Registern eingetragen. Viele arbeiten in Kanzleien mit weniger als zehn Personen. Das Schweizer Rechtssystem mit seinen kantonalen Besonderheiten, dem Amtsgeheimnis und dem Berufsgeheimnis nach Art. 13 BGFA stellt besondere Anforderungen an die Digitalisierung — insbesondere beim Hosting und der Datenhaltung.
Trotz vorhandener Software führen viele Kanzleien parallel physische Akten. Die doppelte Ablage kostet Zeit und erhöht das Risiko, dass Dokumente nicht auffindbar sind.
Verpasste Fristen können schwerwiegende Konsequenzen haben. Dennoch werden Fristen oft manuell in Kalendern oder Excel gepflegt — ohne automatische Erinnerungen oder Eskalationsstufen.
Der Austausch sensibler Dokumente erfolgt per Post oder unverschlüsselter E-Mail. Ein sicheres Mandantenportal würde Effizienz und Vertrauen steigern.
Die minutengenaue Zeiterfassung für Honorarnoten ist mühsam. Viele Kanzleien erfassen Leistungen nachträglich — mit entsprechenden Ungenauigkeiten und Umsatzverlusten.
Kanzleien riskieren Haftung durch Aktenstapel, die verschwinden, Fristenzettel, die übersehen werden, und Interessenkonflikte-im-Kopf, die erst beim Mandatsgespräch auffallen. Standardsoftware bildet den eigenen Workflow selten ab.
Fristversäumnisse sind der häufigste Grund für Berufshaftpflichtfälle bei Schweizer Anwälten.
Massgeschneiderte Kanzlei-Software vereint elektronische Aktenführung, automatische Fristenkontrolle, systematischen Conflict Check und Leistungserfassung in einem System — zugeschnitten auf die Prozesse der jeweiligen Kanzlei.
Jedes Dokument wird beim Eingang automatisch der richtigen Akte zugeordnet. Volltextsuche über alle Akten — ein Stichwort genügt, um das relevante Schriftstück zu finden, auch über Jahre hinweg.
Fristen werden bei Fallanlage erfasst. Das System berechnet Vorfristen, berücksichtigt Gerichtsferien und Feiertage und eskaliert über drei Stufen: zuständiger Anwalt, Stellvertreter, Kanzleileitung.
Bei jedem neuen Mandat werden Parteien, verbundene Personen und Unternehmen automatisch gegen alle bestehenden und historischen Mandate geprüft. Treffer werden sofort gemeldet.
Anwälte erfassen Leistungen direkt in der Akte — Zeitaufwand, Tätigkeitsart, Verrechnungssatz. Honorarnoten werden auf Knopfdruck generiert, wahlweise nach Aufwand oder Pauschale.
Automatische Fristen, Conflict Check und lückenlose Aktenführung reduzieren die häufigsten Ursachen für Berufshaftpflichtfälle auf ein Minimum.
Die Software folgt dem natürlichen Workflow: Mandat anlegen, Akte führen, Fristen überwachen, Leistung erfassen, abrechnen. Keine Umwege, keine überflüssigen Klicks.
Mandatsbezogene Zugriffsrechte, Verschlüsselung ruhender Daten, Schweizer Hosting. Die Architektur respektiert das Anwaltsgeheimnis auf jeder Ebene.
Der Quellcode gehört der Kanzlei. Keine steigenden monatlichen Gebühren, keine Abhängigkeit von der Preispolitik eines SaaS-Anbieters.
Ob Einzelanwalt mit Sekretariat oder Kanzlei mit 20 Anwälten und mehreren Rechtsgebieten: Die Software wird an die tatsächliche Organisationsstruktur angepasst.
Aufnahme der Falltypen, Aktenstrukturen, Fristenlogik und Abrechnungsmodelle. Was muss die Software zwingend können? Was wäre ein Bonus?
Definition des Verschlüsselungskonzepts und der Zugriffsarchitektur. Klickbarer Prototyp der Kernansichten: Aktenübersicht, Fristenliste, Conflict-Check-Dialog.
Entwicklung in 2-Wochen-Zyklen. Nach jedem Zyklus testen Anwälte und Sekretariat die neuen Funktionen im Arbeitsalltag. Korrekturen fliessen sofort ein.
Import bestehender elektronischer Akten und Fristendaten. Schulung aller Kanzleimitglieder. Begleitung in den ersten Wochen des Produktivbetriebs.
Eine Kanzlei mit 8 Anwälten, spezialisiert auf Wirtschaftsrecht, nutzte drei verschiedene Systeme: Akten in einem DMS, Fristen in Outlook, Conflict Check per E-Mail-Rundlauf.
Die Systeme waren nicht verknüpft. Fristenüberwachung hing an einzelnen Personen. Der Conflict Check war zeitaufwändig und lückenhaft — historische Mandate fehlten teilweise.
Ein integriertes System mit elektronischer Akte, automatischer Fristenkontrolle, Conflict-Check-Engine und Leistungserfassung — produktiv nach 18 Wochen.
Im vertraulichen Erstgespräch wird geklärt, welche Module den grössten Nutzen für die Kanzlei bringen.
Bei Mandatsanlage werden alle beteiligten Parteien (natürliche und juristische Personen) gegen den gesamten Mandatsstamm geprüft — inkl. phonetischer Suche für Namensvarianten und verknüpfter Unternehmen.
Ja. Fristenberechnungen werden pro Rechtsgebiet konfiguriert: Gerichtsferien, kantonale Feiertage, Zustellfiktionen. Jedes Rechtsgebiet kann eigene Eskalationsregeln haben.
Verschlüsselung aller Daten in Ruhe und während der Übertragung. Mandatsbezogene Zugriffsrechte verhindern, dass Anwälte Akten sehen, die sie nicht betreuen. Schweizer Rechenzentrum, regelmässige Sicherheitsaudits.
Dokumente aus gängigen DMS (SharePoint, M-Files, enaio) werden mit Metadaten importiert. Die Ordnerstruktur wird in die neue Aktenstruktur überführt. Historische Volltext-Indizierung wird automatisch erstellt.
Ja. Bestehende Stammdaten und Mandatsinformationen werden aus diesen Systemen übernommen. Je nach Strategie ersetzt die neue Software das Altsystem vollständig oder ergänzt es um fehlende Funktionen.
Projekte beginnen bei CHF 50'000 für Kernmodule (Akte, Fristen, Conflict Check). Ein vollintegriertes System mit Leistungserfassung, Honorarabrechnung und Mandantenportal liegt typischerweise bei CHF 100'000–150'000.