Offerten, Statusupdates und Rechnungen erstellen sich praktisch von selbst — damit die ganze Energie in die Projekte fliesst.
Der Dienstleistungssektor macht über 70% der Schweizer Wirtschaftsleistung aus. Besonders in Beratung, Marketing und spezialisierten Fachdienstleistungen arbeiten viele als Einzelunternehmen oder in kleinen Teams. Die Erwartungen an einen professionellen digitalen Auftritt sind hoch — gleichzeitig fehlt oft die Zeit, sich neben dem Tagesgeschäft um Website, CRM und Automatisierung zu kümmern.
Offerten schreiben, Rechnungen erstellen, Zahlungseingänge prüfen — repetitive Verwaltungsaufgaben nehmen unverhältnismässig viel Zeit in Anspruch, die für Kundenarbeit fehlt.
Kontakte liegen in Outlook, Notizen in verschiedenen Apps, Projekte in separaten Tools. Ein vollständiger Überblick über die Kundenbeziehung fehlt — Upselling-Chancen bleiben ungenutzt.
Die eigene Website ist veraltet oder wurde nie richtig aufgebaut. In einem Markt, in dem Vertrauen und Kompetenz zählen, kann ein schwacher digitaler Auftritt Aufträge kosten.
Neue Kunden kommen über Empfehlungen — was funktioniert, aber nicht skaliert. Eine systematische digitale Sichtbarkeit und Lead-Generierung fehlt.
Offerten werden zusammenkopiert, Statusupdates an Kunden vergessen und Rechnungen nachträglich geschrieben. Im Projektgeschäft bleibt die Administration liegen — bis sie zum Problem wird.
Wenn die Arbeit am Kunden gut ist, aber die Abrechnung stockt, stimmt der Prozess dahinter nicht.
Dienstleistungsunternehmen — ob Beratung, Agentur oder Ingenieurbüro — verkaufen Zeit und Expertise. Jede Stunde, die in Administration statt in Projekte fliesst, ist verlorener Umsatz. Automatisierte Workflows sorgen dafür, dass Offerten schnell rausgehen, Kunden informiert bleiben und die Rechnung pünktlich folgt.
Offerten werden aus konfigurierbaren Bausteinen zusammengestellt: Leistungspakete, Stundensätze und Projektphasen. Nach Freigabe wird die Offerte automatisch formatiert, als PDF generiert und per E-Mail versendet.
Kunden erhalten automatisch regelmässige Updates zum Projektfortschritt — basierend auf Meilensteinen, erfassten Stunden oder abgeschlossenen Aufgaben. Kein manuelles Reporting-E-Mail mehr.
Erfasste Leistungen und Spesen werden automatisch in Rechnungen überführt. Bei Festpreisprojekten werden Teilrechnungen nach definierten Meilensteinen ausgelöst. Die Rechnung geht nach Freigabe direkt raus.
Leads erhalten automatische Follow-ups nach definierten Intervallen. Offene Offerten werden nach Fristablauf nachgefasst. Bestehende Kunden erhalten zum richtigen Zeitpunkt ein Check-in.
Wer schnell ein professionelles Angebot liefert, gewinnt den Zuschlag. Automatisierte Offertenerstellung verkürzt die Reaktionszeit von Tagen auf Stunden.
Automatische Rechnungsstellung nach Projektabschluss verhindert, dass Leistungen unbezahlt bleiben. Der Zeitraum zwischen Leistung und Rechnung schrumpft drastisch.
Regelmässige, automatische Statusupdates zeigen dem Kunden, dass sein Projekt Priorität hat. Weniger Nachfragen, mehr Vertrauen, bessere Bewertungen.
Automatisierte CRM-Prozesse sorgen dafür, dass kein Lead vergessen wird. Die Vertriebspipeline bleibt aktuell, ohne tägliche manuelle Pflege.
Jede automatisierte Verwaltungsstunde wird frei für Projektarbeit. Bei einem Stundensatz von CHF 150 rechnet sich bereits eine halbe Stunde Ersparnis pro Tag.
Wie entstehen Offerten heute? Wie werden Leistungen erfasst? Wann und wie wird fakturiert? Die bestehenden Abläufe und eingesetzten Tools werden dokumentiert.
Für Offerterstellung, Kundenkommunikation und Fakturierung werden automatisierte Workflows definiert. Bausteine, Trigger und Eskalationsregeln werden festgelegt.
Die Workflows werden implementiert und mit realen Projektdaten getestet. Offerten, Reports und Rechnungen werden vom Team auf Richtigkeit geprüft.
Die neuen Prozesse gehen produktiv. Erfahrungen aus den ersten Wochen fliessen in Feinabstimmungen ein — insbesondere bei Offertenbausteinen und Reportingformaten.
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Ja. Gängige Systeme wie HubSpot, Pipedrive, Bexio CRM oder Salesforce lassen sich anbinden. Auch Excel-basierte Kundenlisten können als Ausgangspunkt dienen.
Selbstverständlich. Die Bausteine sind der Startpunkt — individuelle Einleitungen, Anpassungen und projektspezifische Formulierungen können jederzeit ergänzt werden, bevor die Offerte rausgeht.
Vollständig konfigurierbar: Rhythmus (wöchentlich, nach Meilenstein), Inhalt (Fortschritt, nächste Schritte, offene Punkte) und Format (E-Mail, PDF-Report, Dashboard-Link) lassen sich pro Projekt oder Kunde definieren.
Ja. Akonto-Rechnungen, Meilenstein-basierte Teilrechnungen und Schlussrechnungen werden unterstützt. Die Zahlungsplanung wird zu Projektbeginn definiert und automatisch ausgeführt.
Für ein typisches Dienstleistungsunternehmen mit 5–20 Mitarbeitenden rechnet sich die Investition innerhalb von 2–4 Monaten — primär durch schnellere Rechnungsstellung und weniger Zeitaufwand für Offerten.
Im Gegenteil. Die Automatisierung übernimmt Routinekommunikation. Für wichtige Gespräche — Kick-offs, Feedbackrunden, strategische Beratung — bleibt dadurch mehr Zeit und Aufmerksamkeit.