E-Rechnung Schweiz: Was gilt und was sich automatisieren lässt

Eine allgemeine E-Rechnungspflicht gibt es in der Schweiz nicht, und ein Termin für eine solche Pflicht ist nicht angekündigt. Trotzdem landen bei immer mehr Firmen strukturierte Rechnungen im Postfach, vor allem von deutschen Geschäftspartnern und von Bundesstellen. Wer sie weiter von Hand abtippt, verliert Zeit, die sich vermeiden lässt.

Dieser Beitrag ordnet ein, was in der Schweiz tatsächlich gilt, wie sich QR-Rechnung, eBill und Peppol unterscheiden und welche Schritte beim Rechnungseingang sich sinnvoll automatisieren lassen. Er enthält ausdrücklich auch den Abschnitt dazu, wann sich der Aufwand nicht lohnt.

Was in der Schweiz für die E-Rechnung gilt

Verbindlich ist die elektronische Rechnung nur gegenüber der Bundesverwaltung. Lieferanten des Bundes reichen Rechnungen elektronisch ein, sofern der Vertragswert 5'000 Franken übersteigt. Die Regel gilt seit dem 1. Januar 2016, Kleinbeschaffungen sind ausgenommen. Eingereicht wird entweder als PDF per E-Mail oder als strukturierter Datensatz über einen Service-Provider wie PostFinance (eBill) oder Swisscom Conextrade.

Zwischen Privatunternehmen bleibt die elektronische Rechnung freiwillig. Das ist heute der Normalfall: ein PDF mit QR-Zahlteil, per E-Mail oder Post. Für die Verbuchung muss die Empfängerin diese Daten trotzdem erfassen oder auslesen.

Rechtliche Fragen zur Aufbewahrung und zur Mehrwertsteuer klären Sie mit Ihrem Treuhänder. Der Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

QR-Rechnung, eBill und Peppol im Vergleich

Die drei Begriffe werden oft vermischt, dabei lösen sie verschiedene Aufgaben.

QR-Rechnung. Der Zahlteil mit QR-Code vereinfacht die Zahlung. Die übrigen Angaben stehen als Text auf dem Beleg, das Empfängersystem bekommt daraus keinen strukturierten Rechnungsdatensatz.

eBill. Rechnungen erscheinen im E-Banking der Empfängerin und werden dort freigegeben. Nach der Medienmitteilung von SIX erreichte eBill Ende Juni 2026 erstmals über vier Millionen registrierte Nutzende. 2025 wurden rund 93 Millionen Transaktionen verarbeitet, für 2026 werden mehr als 100 Millionen erwartet. Über 10'000 Firmen stellen aktiv Rechnungen über eBill aus. Der Schwerpunkt liegt weiterhin bei Rechnungen an Privatpersonen.

Peppol. Das internationale Netzwerk überträgt strukturierte Rechnungen direkt zwischen den Systemen der Beteiligten. Die Schweiz ist hier klein: Nach der Statistik von e-invoice.be sind 281 Schweizer Teilnehmende registriert, in Belgien sind es rund 2 Millionen. Peppol wird relevant, wenn Kunden oder Lieferanten es verlangen.

Warum der Druck aus Deutschland trotzdem spürbar ist

In Deutschland müssen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Bis Ende 2026 dürfen Rechnungssteller noch auf Papier oder PDF ausweichen. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800'000 Euro gilt diese Übergangsfrist bis Ende 2027, wie das Bundesfinanzministerium in seinen Fragen und Antworten festhält.

Für Schweizer Betriebe mit deutschen Kunden heisst das: Ab 2027 kann eine Anfrage kommen, strukturierte Rechnungen auszustellen oder zu empfangen. Ob und wie das auf ein konkretes Geschäft zutrifft, hängt von Leistungsort und Konstellation ab. Dazu gehört die Rückfrage beim Treuhänder.

Was sich beim Rechnungseingang automatisieren lässt

Der Rechnungseingang besteht aus wiederkehrenden Schritten. Einige davon lassen sich zuverlässig abnehmen.

• Belege einsammeln. Rechnungen aus einem Sammelpostfach oder Ordner werden erkannt und in die Verarbeitung übernommen.
• Daten auslesen. Bei strukturierten Rechnungen (XML) stehen Lieferant, Betrag, Datum und Positionen bereits als Felder bereit. Bei PDF liest eine Texterkennung oder ein KI-Modell die Felder aus.
• Abgleichen. Lieferant, Rechnungsnummer und Betrag werden mit bekannten Kreditoren und offenen Bestellungen verglichen. Dubletten fallen dabei auf.
• Kontierung vorschlagen. Aus früheren Buchungen ergibt sich ein Vorschlag für Konto und Kostenstelle.
• Übergeben. Die geprüfte Rechnung wandert in bexio, Abacus oder die Ablage des Treuhänders.

Wie das bei zwei verbreiteten Systemen aussieht, beschreiben die Beiträge zur bexio Schnittstelle und zur Abacus Schnittstelle. Der Einsatz von KI in der Buchhaltung steht im Beitrag KI in der Buchhaltung.

Was bei einer Person bleiben sollte

Die Zahlungsfreigabe und die Prüfung auffälliger Beträge gehören nicht in eine vollautomatische Kette. Ein Ausleseprozess liest ab und für sich genommen auch falsch ab, etwa bei Rechnungen mit mehreren MWST-Sätzen oder Gutschriften. Sinnvoll ist ein Ablauf, der Entwürfe erzeugt und Unsicheres in eine Prüfliste legt. Verantwortlich für die Buchführung bleibt das Unternehmen.

Wann sich die Automatisierung nicht lohnt

• Wenige Rechnungen. Bei einer Handvoll Kreditorenrechnungen im Monat spart ein Ablauf kaum Zeit. Der Aufbau und die Pflege kosten mehr, als sie bringen.
• Eingebaute Funktion vorhanden. Viele Buchhaltungsprogramme bieten bereits einen Belegeingang mit Texterkennung. Prüfen Sie diese zuerst, bevor Sie etwas Eigenes bauen.
• Sehr uneinheitliche Belege. Handschriftliche Quittungen, Fotos und Rechnungen in mehreren Sprachen erhöhen die Fehlerquote und den Prüfaufwand.
• Treuhänder erledigt es. Wenn der Treuhänder den Eingang ohnehin zu einem festen Preis übernimmt, ist eine eigene Lösung selten wirtschaftlicher.

Datenschutz beim automatisierten Rechnungseingang

Rechnungen enthalten Namen, Adressen und Bankverbindungen, also Personendaten. Leitet ein Ablauf sie an einen Cloud-Dienst oder ein KI-Modell weiter, gilt das revDSG: Der Datenfluss wird dokumentiert, mit dem Anbieter ist ein Auftragsbearbeitungsvertrag nötig, und die Region der Verarbeitung ist zu klären. Ein selbst betriebenes Workflow-Tool hält die Verarbeitung im eigenen Umfeld. Mehr dazu im Beitrag Datenschutz bei KI-Tools.

Nächster Schritt

Zählen Sie einen Monat lang, wie viele Eingangsrechnungen in welchem Format bei Ihnen ankommen und wie lange das Erfassen dauert. Kommen strukturierte Rechnungen aus Deutschland oder vom Bund dazu, lohnt sich die Frage nach Peppol oder eBill. Bleibt es bei wenigen PDF, genügt meist die Funktion Ihrer Buchhaltungssoftware.

Hedinger-Digital setzt Abläufe für den Rechnungseingang um, von Workflows mit Freigabeschritt bis zur Anbindung an bexio oder Abacus. Mehr dazu unter Prozessautomatisierung oder direkt über die Kontaktseite.