Mandantenportal mit Fallübersicht
Mandanten loggen sich ein und sehen den aktuellen Stand ihres Falls: letzte Aktivitäten, nächste Schritte, hinterlegte Dokumente. Kein Anruf nötig, keine E-Mail-Kette.
Mandantenrückfragen um 50% reduziert
Web-Applikationen / Rechtsanwälte
Mandantennähe.Digital gesichert.
Portale, die Vertrauen schaffen — mit Verschlüsselung, nicht mit Passwort-PDFs.
Branchenkontext
Anwaltskanzleien & Notariate in der Schweiz
In der Schweiz sind über 13'000 Anwältinnen und Anwälte in kantonalen Registern eingetragen. Viele arbeiten in Kanzleien mit weniger als zehn Personen. Das Schweizer Rechtssystem mit seinen kantonalen Besonderheiten, dem Amtsgeheimnis und dem Berufsgeheimnis nach Art. 13 BGFA stellt besondere Anforderungen an die Digitalisierung — insbesondere beim Hosting und der Datenhaltung.
Digitaler Reifegrad
mittel
13'000+
eingetragene Anwältinnen und Anwälte in der Schweiz
Quelle: Schweizerischer Anwaltsverband (SAV)
70%
der Kanzleien mit weniger als 10 Personen — KMU-Strukturen dominieren
25%
der Arbeitszeit geht für Dokumentensuche und manuelle Ablage verloren
Typische Herausforderungen
Papierbasierte Aktenführung
Trotz vorhandener Software führen viele Kanzleien parallel physische Akten. Die doppelte Ablage kostet Zeit und erhöht das Risiko, dass Dokumente nicht auffindbar sind.
Fristenverwaltung unter Druck
Verpasste Fristen können schwerwiegende Konsequenzen haben. Dennoch werden Fristen oft manuell in Kalendern oder Excel gepflegt — ohne automatische Erinnerungen oder Eskalationsstufen.
Eingeschränkte Mandantenkommunikation
Der Austausch sensibler Dokumente erfolgt per Post oder unverschlüsselter E-Mail. Ein sicheres Mandantenportal würde Effizienz und Vertrauen steigern.
Zeiterfassung und Rechnungsstellung
Die minutengenaue Zeiterfassung für Honorarnoten ist mühsam. Viele Kanzleien erfassen Leistungen nachträglich — mit entsprechenden Ungenauigkeiten und Umsatzverlusten.
Das Problem
Kanzleien riskieren täglich Vertraulichkeit durch Passwort-E-Mails, verpassen Deadlines wegen Frist-Tabellen und verlieren Produktivität durch Aktensuche. Mandanten erwarten heute digitalen Zugang zu ihrem Fall.
42% der Mandanten wechseln die Kanzlei wegen mangelnder Erreichbarkeit und Transparenz.
Die Lösung
Ein sicheres Mandantenportal mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, automatisierter Fristenkontrolle und strukturiertem Dokumentenaustausch — damit die Kanzlei sich auf Rechtsarbeit konzentrieren kann, nicht auf Logistik.
Anwendungsfälle
So wird es konkret
Verschlüsselter Dokumentenaustausch
Ende-zu-Ende-verschlüsselter Upload und Download von Dokumenten. Zugriffsprotokolle zeigen, wer wann welche Datei eingesehen hat — revisionssicher dokumentiert.
Keine sensiblen Dokumente mehr per E-Mail
Automatische Fristenverwaltung
Fristen werden beim Anlegen eines Falls erfasst. Das System berechnet Vorfristen, eskaliert bei drohendem Ablauf und benachrichtigt zuständige Anwälte mehrstufig.
Null verpasste Fristen seit Einführung
Online-Terminbuchung für Erstberatung
Potenzielle Mandanten buchen Erstberatungstermine direkt über die Kanzleiwebsite. Verfügbarkeiten werden aus den Anwaltskalendern synchronisiert.
30% mehr Erstberatungen durch niedrigere Hürde
Nicht irgendeine Lösung.Sondern Ihre Lösung für Rechtsanwälte.
01
Berufsgeheimniskonform von Grund auf
Hosting in der Schweiz, Verschlüsselung nach aktuellem Stand der Technik, granulare Zugriffsrechte — entwickelt mit Kenntnis der anwaltlichen Berufspflichten.
02
Vertrauen durch Transparenz
Mandanten, die ihren Fallstatus selbst einsehen können, fühlen sich besser betreut — ohne dass die Kanzlei mehr Zeit investieren muss.
03
Fristenrisiko systematisch eliminiert
Automatische Berechnung, mehrstufige Eskalation und Stellvertreterregelung machen vergessene Fristen praktisch unmöglich.
04
Zeitersparnis im Sekretariat
Weniger Statusanfragen, automatisierte Terminbestätigungen und selbstständiger Dokumentenzugriff entlasten das Kanzleipersonal massiv.
05
Modernes Kanzleiimage
Ein professionelles digitales Portal differenziert von Kanzleien, die noch auf Fax und Einschreiben setzen — besonders bei jüngeren Mandanten ein Faktor.
Der Prozess
Von der Idee zur Umsetzung
01
Anforderungsanalyse und Sicherheitskonzept
Aufnahme der Kanzleiabläufe: Falltypen, Fristenlogik, Dokumentenkategorien. Parallel wird das Sicherheitskonzept mit Verschlüsselungs- und Zugriffsarchitektur definiert.
1–2 Wochen
02
Portal-Prototyp und Mandanten-Feedback
Klickbarer Prototyp der Mandantenansicht. Feedback von 2–3 vertrauten Mandanten zeigt, ob die Nutzererfahrung stimmt.
2–3 Wochen
03
Entwicklung und Sicherheitsaudit
Technische Umsetzung mit Fokus auf Verschlüsselung, Zugriffsprotokollierung und Fristenautomatik. Abschliessender Sicherheitstest durch unabhängige Stelle.
8–12 Wochen
04
Pilotphase und Mitarbeiterschulung
Start mit ausgewählten Mandaten. Schulung der Anwälte und des Sekretariats. Feinabstimmung der Fristenlogik am Livesystem.
2–3 Wochen
Fallbeispiel
Wirtschaftskanzlei sichert Dokumentenaustausch ab
100%
Verschlüsselter Dokumentenaustausch
0
Verpasste Fristen seit Einführung
-48%
Telefonische Mandantenanfragen
Eine Kanzlei mit 6 Anwälten und 200 aktiven Mandaten tauschte vertrauliche Unterlagen per E-Mail aus — mit passwortgeschützten ZIPs.
Herausforderung
Passwörter wurden telefonisch mitgeteilt, Fristen in Outlook-Kalendern verwaltet, Mandanten riefen wöchentlich für Statusupdates an. Ein Audit hatte Sicherheitslücken offengelegt.
Ergebnis
Ein verschlüsseltes Mandantenportal mit Fallübersicht, automatischer Fristenkontrolle und Dokumentenmanagement — produktiv nach 11 Wochen.
Weitere Lösungen
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Im Erstgespräch wird gezeigt, wie ein sicheres Portal Mandantenvertrauen stärkt — und der Kanzlei Zeit zurückgibt.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Ja. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Hosting bei einem Schweizer Anbieter, granulare Zugriffsrechte und lückenlose Protokollierung erfüllen die Anforderungen nach DSG und BGFA.
Absolut. Fristenregeln werden pro Rechtsgebiet konfiguriert: Zivilprozess, Strafrecht, Verwaltungsrecht — jeweils mit den korrekten Berechnungsvorschriften und Feiertagskalendern.
Mandanten erhalten eine Einladung per E-Mail mit sicherem Login. Zwei-Faktor-Authentifizierung ist Standard. Der Zugang wird pro Mandat gesteuert — ein Mandant sieht nur seine eigenen Fälle.
Gängige Lösungen wie WinJur, TrinovisLegal oder Vertec werden über Schnittstellen angebunden. Stammdaten und Fallakten können synchronisiert werden.
Abgeschlossene Mandate werden archiviert. Mandanten behalten zeitlich begrenzten Lesezugriff auf ihre Dokumente. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Daten sicher gelöscht.
Projekte starten bei CHF 35'000 für ein Basisportal mit Dokumentenaustausch und Fristenverwaltung. Erweiterungen wie Terminbuchung oder Abrechnungsintegration passen den Umfang an.