Mandantenportal für die Treuhand
Ein sicheres Portal für den Dokumentenaustausch, die Auftragsverfolgung und die Kommunikation mit Mandanten, ohne E-Mail-Chaos und Papierberge.
- Der Code gehört Ihnen
- Anbindung an ERP und CRM
- Erste Version in 6–10 Wochen
Treuhandbüros, die ihren Mandanten ein Portal bieten, reduzieren den administrativen Aufwand pro Mandat messbar und heben sich von der Konkurrenz ab.
Dokumentenaustausch per E-Mail ist unsicher, das Zusammensuchen von Belegen mühsam und die Statusrückfragen zeitraubend. Mandanten fragen nach dem Stand, Sachbearbeiter suchen in Ordnern. Dabei geht wertvolle Arbeitszeit verloren.
Hedinger-Digital entwickelt sichere Mandantenportale für Treuhandbüros: Dokumente werden verschlüsselt ausgetauscht, Auftragsstatus sind in Echtzeit einsehbar und die Kommunikation läuft über einen zentralen, geschützten Kanal.
So wird es konkret.
Sicherer Dokumentenaustausch
Mandanten laden Belege, Lohnabrechnungen und Verträge direkt ins Portal hoch: kategorisiert, mit Zeitstempel und automatischer Benachrichtigung. Keine sensiblen Daten mehr per E-Mail.
Sichere, nachvollziehbare Datenübermittlung
Status-Dashboard für Mandanten
Mandanten sehen auf einen Blick: Wo steht die Steuererklärung? Ist die MWST-Abrechnung eingereicht? Welche Belege fehlen noch? Kein Anruf beim Sachbearbeiter nötig.
Drastisch weniger Statusrückfragen
Strukturierte Belegsammlung
Ein geführter Prozess leitet Mandanten durch die Belegabgabe: welche Unterlagen werden benötigt, welche fehlen noch, was ist bereits geprüft. Checklisten statt Ratespiele.
Vollständigere Unterlagen, weniger Nachforderungen
Verschlüsselte Kommunikation
Ein integrierter Nachrichtenbereich ersetzt E-Mail für sensible Themen. Nachrichten sind mandatsbezogen archiviert und jederzeit abrufbar.
Alle mandatsrelevante Kommunikation an einem Ort
Was Sie erhalten.
Sicherheit, die überzeugt
Verschlüsselte Übertragung, Hosting in der Schweiz möglich, Zwei-Faktor-Authentifizierung. Sensible Mandantendaten verdienen höchsten Schutz.
Weniger Administration, mehr Beratung
Wenn Belege strukturiert eingehen und Statusfragen wegfallen, bleibt mehr Zeit für das, was zählt: qualifizierte Mandantenberatung.
Professioneller Eindruck
Ein eigenes Mandantenportal mit Ihrem Branding signalisiert Modernität und Kompetenz. Im lokalen Markt ist das ein klares Unterscheidungsmerkmal.
Revisionssichere Archivierung
Jedes Dokument, jede Kommunikation, jede Statusänderung ist zeitgestempelt und archiviert. Nachvollziehbarkeit, die bei Revisionen und Prüfungen Bestand hat.
Skalierbar mit dem Büro
Ob 50 oder 500 Mandate: Das Portal wächst mit. Neue Mandanten werden in Minuten angelegt, ohne dass die Infrastruktur angepasst werden muss.
Von der Idee zur Umsetzung.
- Woche 1–2
Mandatsprozesse analysieren
Hedinger-Digital analysiert den Ablauf typischer Mandate: Belegsammlung, Buchhaltung, Steuererklärung, MWST-Abrechnung. Wo entstehen Wartezeiten? Wo fehlen Belege?
- Woche 3–7
Portal-MVP entwickeln
Dokumenten-Upload, Status-Dashboard und Nachrichtenbereich werden als funktionsfähiger Prototyp gebaut. Ausgewählte Mandanten testen die Anwendung.
- Woche 8–11
Feinschliff und Integrationen
Checklisten, automatische Erinnerungen und optionale Schnittstellen zur Buchhaltungssoftware werden integriert. Das Portal wird an Ihr Corporate Design angepasst.
- Woche 12–14
Rollout und Mandanten-Onboarding
Das Team wird geschult, Mandanten erhalten Zugangsdaten und eine kurze Einführung. Hedinger-Digital begleitet die ersten Wochen des Produktivbetriebs.
Die Oberfläche ist bewusst reduziert gestaltet: grosse Schrift, klare Bezeichnungen, wenige Schritte. Ein kurzes Einführungsschreiben mit Screenshots reicht in der Regel aus.
Auf Wunsch in der Schweiz. Die Software kann bei Schweizer Hosting-Anbietern mit Rechenzentren in der Schweiz betrieben werden. Die Datenhaltung wird auf das Schweizer Datenschutzrecht abgestimmt.
Schnittstellen zu gängiger Treuhand-Software sind prinzipiell möglich. Die Machbarkeit hängt von der jeweiligen Software und den verfügbaren APIs ab und wird im Erstgespräch geprüft.
Kein Problem. Das Portal ist ein zusätzlicher Kanal. Mandanten, die weiterhin per Post oder E-Mail kommunizieren, können parallel betreut werden.
Der Aufwand hängt von Funktionsumfang und Mandantenzahl ab. Typische Bausteine sind Dokumentenaustausch, Status-Dashboard und Kommunikationsbereich. Nach dem Erstgespräch erhalten Sie eine Offerte.
Ja. Der Login kann mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung abgesichert werden, per SMS, E-Mail oder Authenticator-App. Für sensible Treuhanddaten ein Muss.
Was lässt sich bei Ihnen vereinfachen?
Im Erstgespräch klären Sie unverbindlich, welche Aufgaben sich eignen und was ein sinnvoller erster Schritt ist.