Mieteranfragen, Abrechnungen und Verträge — automatisiert statt aufgeschoben.
Die Schweiz hat eine der höchsten Mieterquoten Europas — rund 58% der Bevölkerung wohnen zur Miete. Das bedeutet einen enormen Verwaltungsaufwand für Liegenschaftsverwaltungen. Dazu kommen komplexe Strukturen wie Stockwerkeigentum und das Schweizer Mietrecht mit seinen spezifischen Anforderungen an Nebenkostenabrechnungen und Mietzinsanpassungen.
Mietverträge, Abrechnungen, Protokolle und Korrespondenz liegen oft in physischen Ordnern oder verstreut auf lokalen Laufwerken. Das Auffinden einzelner Dokumente kostet wertvolle Zeit.
Die jährliche Nebenkostenabrechnung ist fehleranfällig und zeitintensiv. Unterschiedliche Verteilschlüssel, Heizkosten und Verbrauchsdaten müssen korrekt zusammengeführt werden.
Mieteranliegen gehen per Telefon, E-Mail und Brief ein — ohne zentrales System. Reparaturanfragen, Schlüsselbestellungen und Mängelrügen werden manuell verfolgt.
Eigentümer und Stockwerkeigentümergemeinschaften wünschen sich Transparenz über den Zustand ihrer Liegenschaften, laufende Kosten und geplante Sanierungen — doch aktuelle Reportings sind zeitaufwändig.
Schadensmeldungen werden übersehen, Mietverträge doppelt verschickt und Nebenkostenabrechnungen landen verspätet beim Mieter. Zwischen Outlook-Postfach, Excel-Listen und Papierakten geht der Überblick verloren.
Was sich bei 50 Liegenschaften wiederholt, gehört nicht in manuelle Prozesse.
Hedinger-Digital verbindet bestehende Verwaltungssysteme mit intelligenten Workflows — damit Routineaufgaben automatisch ablaufen und das Team sich auf Bewirtschaftung und Mieterbeziehungen konzentrieren kann.
Mieter melden Schäden über ein Formular mit Fotoanhang. Die Meldung wird kategorisiert, dem zuständigen Hauswart oder Handwerker zugewiesen und der Mieter erhält automatische Statusupdates bis zur Erledigung.
Verbrauchsdaten aus Zählern und Rechnungen von Energieversorgern fliessen in eine einheitliche Berechnung. Pro Liegenschaft wird die Abrechnung generiert, geprüft und versandfertig aufbereitet — inkl. individueller Mieteranteile.
Mietverträge werden zentral erfasst mit automatischen Erinnerungen bei Kündigungsfristen, Mietzinsanpassungen und Vertragsverlängerungen. Änderungen generieren vorausgefüllte Dokumente zur Unterschrift.
Standardschreiben wie Mietzinserhöhungen, Hauswartinformationen oder Sanierungsankündigungen werden aus Vorlagen generiert und personalisiert verschickt — per E-Mail oder Brief.
Wiederkehrende Abläufe wie Mieteranfragen, Mahnungen und Statusmeldungen laufen ohne manuellen Eingriff. Das Verwaltungsteam gewinnt Zeit für die Betreuung anspruchsvoller Fälle.
Jede Schadensmeldung, jede Vertragsänderung und jede Kommunikation wird automatisch protokolliert. Bei Streitfällen oder Revisionen steht alles nachvollziehbar bereit.
Schnelle Reaktionszeiten und proaktive Informationen steigern die Mieterzufriedenheit — ohne dass das Team mehr arbeiten muss. Automatische Updates ersetzen Rückfrage-Telefonate.
Ob 30 oder 300 Liegenschaften: Automatisierte Prozesse wachsen mit dem Portfolio, ohne dass proportional mehr Personal nötig wird.
Automatisierte Berechnungen eliminieren Tippfehler und Formelprobleme in Nebenkostenabrechnungen. Weniger Reklamationen, weniger Nachbesserungen.
Bestehende Abläufe werden dokumentiert — von der Schadensmeldung bis zur Abrechnung. Engpässe und Medienbrüche werden identifiziert, bestehende Software-Systeme erfasst.
Für die drei bis vier wirkungsvollsten Prozesse werden Automationen entworfen. Schnittstellen zu Verwaltungssoftware, E-Mail-Systemen und Buchhaltung werden definiert.
Workflows werden implementiert und mit bestehenden Systemen verbunden. Jeder Prozess wird mit echten Daten getestet — Mieter und Team geben Feedback.
Das Verwaltungsteam erhält eine praxisnahe Einführung. Dokumentation und Anpassungsmöglichkeiten werden übergeben, damit Änderungen intern möglich bleiben.
Lassen Sie uns gemeinsam analysieren, welche Verwaltungsprozesse sich am wirkungsvollsten automatisieren lassen.
Ja. Die Workflows werden an bestehende Systeme wie Rimo, ImmoTop, Abacus oder W&W angebunden. Über Schnittstellen (API) oder Dateiexporte lassen sich die meisten Verwaltungsprogramme integrieren, ohne sie zu ersetzen.
Alle Daten bleiben in der Schweiz gehostet. Die Automatisierung verarbeitet nur die für den jeweiligen Prozess notwendigen Daten. Zugriffsrechte werden granular vergeben, und alle Verarbeitungen sind DSG-konform dokumentiert.
Selbstverständlich. Das digitale Meldeformular ist ein zusätzlicher Kanal. Telefonische Meldungen werden vom Team wie gewohnt erfasst — das System übernimmt ab diesem Punkt die Weiterleitung und Nachverfolgung.
Jede Abrechnung durchläuft eine Plausibilitätsprüfung, bevor sie versendet wird. Auffällige Abweichungen werden markiert und zur manuellen Kontrolle vorgelegt. Der Versand erfolgt erst nach Freigabe.
Typischerweise sechs bis acht Wochen für die ersten drei Kernprozesse. Die Automatisierung wird schrittweise eingeführt — beginnend mit dem Prozess, der am meisten Zeit bindet.
Ja, gerade kleinere Teams profitieren stark, weil oft eine Person alles macht. Selbst die Automatisierung eines einzigen Prozesses wie Schadensmeldungen spart messbar Zeit.